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長文のメール!お詫びの言葉はどうする?

仕事でメールを送るとき、内容によっては、
どうしても長文になってしまうことって、
ありますよね。

「長文になってしまい、読んでもらうのが
申し訳ないなぁ」と思う時、あなたは、
どうしていますか?

私は、メールの冒頭に、
お詫びの言葉を、書くようにしています。

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でも、長々とお詫びを言葉を書き連ねると、
余計に、メールが長くなってしまうので、
どんな文章にするか、いつも悩みます。

ここでは、長文のメールを送るとき、
お詫びの言葉はどうするのか
について、
ご紹介します。


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お詫びの言葉はどうする?

メールが長文になる場合、お詫びの文章が
あると、相手への配慮が、伝わりますよね。

件名、または本文の冒頭に、長文である旨
記載されていれば、読む側は時間がある時に
読んだり、長文を読む心構えができます。

お詫びの言葉の文例

  • 件名:○○について(長文です
  • 長文ですので、時間があるときにお読みください。
  • 少々、長文になりますが
    ご一読のほど、お願いいたします。
  • 長文となりますが、最後までお読みください。
  • 長文で恐縮ですが
    ご一読のほどお願いいたします。
  • 以下、長文となりますので
    お時間に余裕のある時に、お読みください。

その他の対策

長文のメールは、打つ方も読む方も
大変なエネルギーを要しますので、
できれば、避けたいものですよね。

お詫びの言葉を入れる以外の対策について、
ご紹介します。

  • 読みやすく工夫する
    長文のメールの時は、読みやすい
    メールになっているか、注意しましょう。

    箇条書き見出しを付けたり、納期などの
    重要な箇所は、太字赤字にすると、効果的です。

  • 結論から先に書く
    口頭での報告と同様に、結論が先に
    書いてあると、わかりやすいです。

    「ご質問の回答は○○です。
    なぜなら、■■という理由です。」
    というように、結論から先に書きましょう。

  • 添付ファイルを活用する
    要点のみをメールに短くまとめて、
    それ以外の内容は、添付ファイル
    まとめるやり方です。

    ワードやエクセルは、図やグラフが使えるので、
    内容によっては、長文のメールよりも、
    相手に伝わりやすい、メリットもあります。
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まとめ

いかがでしたか。長文のメールを送るとき、
お詫びの言葉はどうするのかについて、
ご紹介しました。

メールは、本来短文で要点を送るべきもので、
相手にきちんと伝える」ことが、第一です。

あまり見直さずに、長文のメールを送っている人は、
読む側になって、メールを見直す習慣をつけましょう。

私は、長文のメールの際は、
お詫びの言葉を入れるのはもちろん、

メールを送る前か、送った後に電話をして
納期などの重要事項は、必ず口頭でも伝える
ようにしていました。

メールだと、見落とされてしまう可能性が
あるので、長文のメールを送る際には、
あなたも、参考にしてみて下さいね!


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