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御中の使い方は大丈夫?担当者宛て敬称マニュアル

普段あまり使い慣れないビジネス文書
事務担当であれば、教えてもらう機会も
あることかと思いますが、

急な用事で取引先に
封書を送らなくてはいけなくなった時、
戸惑うこともあることでしょう。

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また就活中に、一生懸命覚えたとしても、
いざ使う時に忘れてしまう事もあります。

そんな人たちのために、
今回は、簡単な敬称の使い方
ご紹介させていただきます。


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なんでもかんでも御中にしない


「御中」は、仕事がらみでなくても
よく使う敬称ですね。

これは、個人相手ではなく、
組織に対して使う敬称です。

会社名の後ろにつけて使います。

例)○○株式会社 御中

実際に使うと上記のようになります。
これにもし、後ろに担当者名
つく場合ですが、

例)○○株式会社 営業部 ○○様

こんな風に、御中はつけずに
「様」を後ろにつけるのが
正しい書き方です。

また、社名に(株)や(有)などの略語が
ある場合は、正式名称で書いた方が
良いでしょう。

ただし、
送り先の担当者がわからない場合は、
社名、部署名、御中、と書きます。

一番やってはいけないのは、
○○会社 営業部 御中 担当者様
         
などと、御中に加えて、担当者に敬称を
つけてしまうことです。

個人名がある場合、御中はつけません。
敬称は担当者に「様」だけ
つけましょう。

返信用の封筒やハガキはどうすればいい?


取引先から届いた手紙に、
返信用の封筒やハガキが
入っていた場合、

送り返す封筒やハガキの宛名には、
たいがい社名に「行」もしくは「宛」
ついています。

返信する際は、文字をそのままにはせず
「行」や「宛」を二重線で消したうえで
「御中」を書き足しましょう。

「行」のあとに担当者の名前が
ついている場合は、「行」を二重線で
消したうえで、担当者に「様」をつけます。

担当者の押印がある場合も同じです。
「行」を消したうえで、名前印の
後ろには必ず「様」をつけましょう。

文中では取引先をなんと呼べばいい?


あなたは「御社」と「貴社」の違いを
ご存じでしょうか?

使い方は意外とシンプルなものです。

電話や対面など、口頭であれば
「御社」を、書面であれば「貴社」を
使います。

封書の宛名に「御中」をつけるため、
文中でも「御」を使うかと思いきや
そうではありません。

宛名は「御中」でも、
文中は「貴社」です。

ですから、宛名と違う、と覚えておけば
良いかもしれません。

敬称は他にもこんなものがあります。

相手が銀行の場合は「御行」「貴行」
信用金庫なら「御庫」「貴庫」、
官公庁であれば「御庁」「貴庁」

なども使いますが、
耳慣れないうえに言いにくいため、

口頭では、使い慣れた「御社」を使うほうが
良いかもしれません。

文字であれば意味がわかるものでも
口頭だと聞き間違える可能性が
あります。

自分が違和感をおぼえる言葉は
相手も違和感があるということです。

殿を使うのはお殿さまだけです!


相手に使う敬称は「様」がほとんどですが、
他にも「殿」という言葉を、目にしたことは
ありませんか?

「殿」は、目上の人が目下の人に向かって
使うため、使い方の難しい言葉です。
慣れない言葉を使う際は、注意しましょう。

つい使いたくなる顔文字


文書に比べて、メールのやりとりだと
使い慣れている分、フランクになりがちです。

友人や家族と、普段からメールを使うぶん、
ふとした拍子に習慣が出るかもしれません。

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社外とメールでやりとりをする際は、
公表しても恥ずかしくない程度に
丁寧な書面を心がけましょう。

顔文字や記号を使えば、雰囲気は和らぎますが
仕事上のやりとりを見せてほしいと言われた時
大変ですよね。

メールも書き直しのきかない、立派な書面
ですので、仕事だという事をお忘れなく。

以上、御中の使い方などを簡単に
まとめさせていただきましたが、

取引先とのやりとりについては、会社独自
ルールがあるところも多いです。

親しみをこめて、やや崩した会話を心がける
会社もあれば、「社長」に「様」をつけて、
丁寧語をわざと重ねて使う会社もあります。

敬語は相手に敬意を払うために使用します。
その気持ちが伝わるよう、心がけるカタチは
さまざまなようです。

ただ、守るべきマナーを知っているうえで
使うのと、知らないで使うのは違います。
本来のマナーも、ぜひおさえておきましょう。


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