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メールの内容確認をしたら返信すべき?就活メールのマナー!

先日、久しぶりに会った友人の、甥が
今度就職活動を始めるという事で、ビジネスマナー
勉強しているとききました。

確かに、社会人の仲間入りを目指す就活では
基本的なマナーが、身についているかどうかが
勝負の分かれ目、だったりもしますよね。

私も、就活始めた頃、わからないことだらけで
オロオロしていた事を、思い出しました…!

とくに、わからなくて困ったのがメールのマナー

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最近では、面接の日程などの確認メールが
企業側から送られて来ることも、多いですよね。

そんな時、返信ってどうすべきなの?
何を書くべき?そもそも、返信って必要なの?

と、大分悩みました。
そこで、過去自分が知りたかったことを思い出しながら

ビジネスメールの返信のマナーについて
まとめました!
ぜひ参考にしてみてください


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メールの返信はどんな時に必要?


メールの返信は、基本的にはどんな時にでも必要です。

例え、相手方が送ってきたメールが

「日程はこのメールに記載してある通りです。
確認してください」
というだけのものであっても

確かに、日程を知らせるメールを受け取った
わざわざメールを送ってくれたことへの、お礼

を伝える返信は、絶対に必要です。
この返信が無いと、相手は

「あれ?メール届いてないのかな?」
と、不安になってしまいます。

メールを受け取ったら、なるべく早く
返信をするようにしましょう。

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メール返信のマナー


メールは、電話のように相手の反応を見ながら
直接、話しができるわけではないので

自分の書いたメールが、失礼に当たらないか
相手を、不快にさせてしまっていないか
ドキドキしますよね。

メールの返信をする時には

  • できるだけ素早く返信する
  • 宛名、署名を省略しない
  • 件名は変更しない
  • 前のやり取りは残す
  • 読みやすい内容を心がける
ようにする事をおススメします。
詳細について、一つ一つ順番に見ていきましょう。

できるだけ素早く返信する

上にも書きましたが
メールを送ったのに、返事が無いと
送った側は、不安になってきます。

相手を不安にさせないためにも
メールを確認したらすぐに返信しましょう。

この、返信までのリミットは24時間と言われています。
メールをもらってから一日以内に返信が無いと
非常識な人だな、と思われかねません。

もしも、メールの内容が即答できないものでも

  • メールが確かに届いている事
  • 聞かれたことについて、今はまだ答えられない事
  • すぐに答えられない理由
  • いつまでに返事をするつもりであるか
について、できるだけ早く返信しておきましょう。

宛名、署名を省略しない

同じ案件について
何度も、メールをやり取りしていると

冒頭に○○様、と宛名を書くのを
つい、忘れてしまいそうになります。

けれど、これを忘れてしまうと
大変失礼に当たりますので、必ず送信前に確認しましょう。

具体的には、メールの冒頭で、まず相手方の
会社名、部署名、名前、を記載します。

その際に、会社名は(株)などと省略せず
必ず正式名称を記載するようにしましょう。

また、相手方のフルネームがわかっている場合には
名前は必ず、フルネームで記載します。
もちろん、敬称は必ず付けてください。

メールのやり取りが続いてくると
同じように記載するのを忘れたり
省いたりしたくなるのが、自分の署名ですが

こちらも、必ず記載します。
就活性の場合は
大学名、学部名、名前の順に書くと良いでしょう。

学部名の後に、学科を入れても良いですが
あまり長い学科名の場合には、冗長になるので
省くのが無難です。

件名は変更しない

メールを返信しようとすると
元の件名にReとついたものが、件名欄に自動的に
入力されますよね。

この件名を、その都度変えた方が
丁寧なのではないかと、思ってしまう人がいますが
それは間違いです。

人によっては、一日にたくさんの人を相手に
何十通も、違う用件のメールをやり取りしていますから

返信されてきたメールの件名が、変わっている
何の用件に対するメールなのか、わからず
管理のための手間が、増えてしまいます。

件名は、送られてきた時のものに
Reとついたものを、そのまま使いましょう

前のやり取りは残す

ビジネスメールの場合は、自分の署名の後に
元のメールのメッセージを、そのまま引用しましょう。

こうする事で、もしも相手が、メールの用件につき
忘れている部分や、確認したい事があったとしても
引用部分で、それまでのやり取りを確認できるので

一々過去のメールを開いて確認する
手間も時間も省けて、便利です。

ただ、何度も同じ用件で
メールをやり取りしている場合には
全て引用すると、引用部分が長くなりすぎるので

すんだ話題は削除し、必要な部分のみを残して
引用するようにすると良いでしょう。

読みやすい内容を心がける

メールは、電話などとは違い
文字だけでコミュニケーションをとるものなので

表現に気を遣わないと
そっけない印象を与えてしまいます。

初めてコンタクトをとる相手には
「お世話になります」

二度目からは
「お世話になっております」

と、書き添えてから
自分の大学名、学部名、氏名の順に名乗り
その後、用件について書く事にしましょう。

その際には、一文が長くなりすぎないように
内容をシンプルにまとめ、こまめに改行すると
読みやすくなります。

メールの内容にもよりますが、文の最後は
「どうぞ、よろしくお願いいたします」
とまとめるのが、一般的です。


まとめ


友達同士のメールとは違って
何かと堅苦しいビジネスメール。

本当にこれでいいのかな…と不安になりますが
自信を持つためには、やはり慣れるのが一番です!

基本を押さえたメールで、就活を乗り切ってください!


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